Spesso organizzare una spedizione all’estero presenta alcune difficoltà. La differenza che intercorre con una spedizione nazionale è da ricercare soprattutto a livello normativo – come dogane e dazi -, oltre che nei maggiori costi a causa della distanza da coprire e dell’eventuale impiego di flotte aeree.
Le ragioni per cui può essere organizzata una spedizione all’estero – sia che si tratti di documenti o di pacchi – sono davvero tante: figli che lavorano o studiano all’estero, parenti lontani e molto altro ancora. Nonostante le regole da seguire non siano molte, è comunque necessario prestare la massima attenzione, o comunque un’attenzione maggiore rispetto allo spedire qualcosa all’interno del territorio nazionale.
Perché questa disparità?
A causa dei valori in gioco, e non soltanto quelli prettamente economici. Non parliamo infatti soltanto di costi, ma anche di nuovi fattori e di rischi implementati che si aggiungono, che riguardano per lo più le questioni che possono insorgere per il passaggio di prodotti da un Paese all’altro – specialmente se extra CEE.
Quindi, come organizzare una spedizione all’estero?
In questo articolo trovi tutto quello che c’è da sapere.
Organizzare una spedizione all’estero: elementi fondamentali da considerare
Ad eccezione della questione prettamente burocratica, se vuoi spedire documenti o pacchi all’estero, devi seguire gli stessi passaggi di una normale spedizione su territorio nazionale, per cui:
- imballaggio;
- consegna;
- pagamento;
- tracking;
- ricezione.
Se invece hai delle necessità urgenti, alcuni corrieri espresso possono effettuare consegne in tutto il mondo nel giro di un paio di giorni – in alcuni casi addirittura entro le 24 ore. In alternativa, puoi sempre richiedere una spedizione standard, che avrà costi inferiori ma che impiegherà più tempo ad arrivare.
Ad ogni modo, in entrambe le situazioni devi sempre fare molta attenzione alla cura del pacco. Questo vuol dire che i tuoi prodotti o i tuoi documenti devono essere imballati perfettamente, in modo tale da semplificare il lavoro del corriere ed evitare spiacevoli inconvenienti.
Spedizione all’estero: quali documenti servono
Prima di organizzare la tua spedizione all’estero, devi necessariamente informarti sulle norme che regolamentano l’invio di documenti e prodotti. Il tutto tenendo sempre a mente le sostanziali differenze che spesso esistono tra diverse aree o diversi Paesi, come la Comunità Economica Europea (CEE).
Inoltre, devi sapere quali sono le merci proibite, come prodotti di valore o alimenti deperibili, per i quali può essere necessario ricorrere a specifici servizi.
Generalmente, nel territorio europeo – almeno nei dei Paesi che fanno parte della CEE – non viene richiesto alcun particolare documento. L’unica eccezione è la classica lettera di vettura, normalmente fornita dal corriere cui ci si affida. Invece, se stai preparando una una spedizione extra CEE – in cui è prevista la dogana -, è necessario preparare e allegare due documenti specifici, che dovranno essere accompagnati da una copia del tuo documento personale.
I documenti che ti occorrono sono:
- Fattura pro forma: viene chiamata anche con il nome di dichiarazione doganale. All’interno di questo documento devono essere riportati i riferimenti di tracciamento della propria spedizione, gli indirizzi del mittente e del destinatario, il motivo dell’esportazione, la lista con descrizione degli oggetti inseriti nel pacco, il costo sostenuto per il trasporto ed il valore delle merce spedita;
- Dichiarazione di libera esportazione: generalmente la normativa comunitaria non dispone il pagamento di dazi per l’esportazione verso altri Paesi, ma a destinazione sono comunque applicate le norme previste. Ad ogni modo, si tratta di costi che il corriere inserisce già all’interno del costo di spedizione.
Come compilare la fattura pro forma
In una spedizione all’estero, la fattura pro forma da allegare deve riportare in modo chiaro il contenuto esatto del pacco che stai per spedire. La descrizione deve essere fatta per prodotti e per categorie.
Facciamo un esempio.
Nel caso in cui tu spedisca magliette, dovrai scrivere Categoria abbigliamento e prodotto t-shirt. Inoltre, devi indicare se si tratta di merce nuova o usata.
All’interno della fattura devono essere indicati anche tutti i prodotti inseriti all’interno del pacco, rigorosamente in lingua inglese. Il nostro consiglio è quello di evitare di usare categorie generiche come campione o regalo. Sono soltanto espedienti che tendono ad aumentare i tempi di attesa in dogana. Ciò che interessa alle dogane è unicamente il contenuto del pacco sul quale calcolare eventuali tasse di transito ed oneri. Ecco perché una dicitura vaga potrebbe costringere i funzionari ad effettuare ulteriori controlli.
Infine, per ogni singolo prodotto deve essere inserito anche il reale valore di mercato, cioè il costo necessario che si dovrebbe sostenere per sostituirlo.
L’imballaggio per la spedizione all’estero
Qualsiasi sia il tipo di merce o prodotto da spedire, un buon imballaggio è la base fondamentale per organizzare una spedizione all’estero. L’imballaggio deve essere adeguato al tipo di contenuto che vuoi spedire, oltre che garantire la sua incolumità.
Ecco perché è importante scegliere una scatola delle giuste dimensioni e in buone condizioni, mentre il contenuto deve essere protetto con elementi come polistirolo o pluriball. Il nostro consiglio è di aggiungere ulteriore materiale ammortizzante negli spazi vuoti. Infine, il tutto deve essere sigillato ermeticamente con il nastro.
